Un secrétaire s’occupe de la gestion de standard téléphonique d’un organisme en temps normal. Cependant, engager un secrétaire en temps plein n’est pas donné si l’entreprise débute encore ses activités. Dans ce cas, il faut faire appel à une hôtesse externe pour s’occuper de la mission.
Le principe du service de télésecrétariat
L’externalisation de la gestion d’appel entrant est une pratique courante dans de nombreux domaines. Le principe du service est simple, tous les appels de l’entreprise seront rediriger vers un secrétariat téléphonique. L’agent prend la place du secrétaire en répondant au nom de la compagnie ou du cabinet. L’offre s’adresse aux groupes qui souhaitent avoir un service client ou un standard téléphonique sans engager un personnel directement. L’équipe travaille en plein temps afin d’accompagner les dirigeants d’entreprise.
Ensuite, il est possible de solliciter la prestation pour compléter un service déjà existant pour éviter que l’appelant tombe sur la messagerie. Le professionnel prend le relais lorsque l’assistant est en congé. Enfin, la gestion de standard téléphonique à distance est pratique en cas de débordement. La ligne est souvent saturée à certaines périodes de l’année. Afin d’éviter les désagréments pouvant être causés par cette situation, il suffit de recourir au service de télésecrétariat.
Qui est concerné par ce service ?
En l’absence d’un assistant, le chef d’entreprise est obligé de répondre à 10, 20, voire 30 appels chaque jour. Or, il s’agit d’une tâche à temps plein qui peut réduire la productivité. Par contre, il pourra se concentrer à d’autres missions quand un agent externe se charge du standard téléphonique. Toutes les entreprises, PME et TPE pourront optimiser leur qualité de service grâce à cette solution. En outre, le service est pratique pour les cabinets médicaux :
- Dentaire
- Pédiatrique
- Généraliste
Les cliniques médicales ont besoin d’un standard téléphonique performant pour répondre aux questions des patients. Le secrétaire virtuel se charge par ailleurs de noter les rendez-vous et de gérer les agendas. D’autres métiers sont compatibles avec ce service. Il y a les coiffeurs, les comptables, les avocats, les artisans et les professionnels qui évoluent en métier libéral.
Combien coûte le service ? Faire appel à un expert pour répondre à ses appels a un coût. Le prestataire propose généralement 2 options à ses clients. Il y a d’abord la formule sans engagement. Le bénéficiaire du service payera selon le nombre d’appels traité. Ensuite, l’agence possède des forfaits mensuels. L’abonnement permet d’accéder à un nombre limité d’appel ainsi que de bénéficier de quelques fonctionnalités. Il faudra débourser 35 euros environ pour recevoir l’offre la plus basique. Dans les 2 cas, l’offre est efficace pour optimiser le chiffre d’affaires de sa boite.