Une entreprise, pour son organisation, a nécessairement besoin d’organiser son agenda et de gérer les appels. Il en va de l’efficacité managériale, mais aussi de la fluidité des processus de l’entreprise. C’est en cela l’importance du secrétaire dans une entreprise. Certaines entreprises se donnent les moyens d’en disposer de façon exclusive dans leurs locaux. D’autres par contre, pour une raison ou pour une autre, externalisent le processus. Si vous souhaitez offrir des services de secrétaire à votre entreprise, vous pouvez opter pour l’une ou l’autre des solutions présentées. Mais il faudra faire votre choix en connaissance du tour et du contour de chacune de ces solutions. Découvrez donc, du secrétariat ou de la permanence téléphonique externalisée, laquelle choisir pour son entreprise.
Avantages et inconvénients d’une permanence téléphonique externalisée
Pour un standard pour votre entreprise, vous pouvez opter pour un service externalisé. Il s’agit d’une entreprise tierce spécialisée dans le secrétariat, voire de votre solution de domiciliation qui met à votre disposition un standard pour recevoir et traiter vos appels. Dans tous les cas, une permanence téléphonique externalisée vous dispense des dépenses pour du matériel de pointe que vous auriez acheté si vous aviez un secrétaire. Cette solution vous permet d’économiser également sur le salaire d’un ou deux standardistes, qui se seraient chargés de recevoir et traiter vos appels, mais également d’organiser un agenda structuré pour vous rendez-vous.
Mais le problème de communication est une réalité qui rattrape, en ce sens que vous ne pourrez pas échanger directement avec le standard en charge de votre entreprise. Ce qui peut devenir problématique si votre emploi du temps est modifié régulièrement. Aussi, le standard qui vous est attribué par le service ne maîtrise pas nécessairement les procédures de votre entreprise. Cela pourrait impacter la culture que vous avez dans votre entreprise.
Avantages et inconvénients d’un service de secrétariat interne
La solution la plus répandue en matière de réception et de traitement de votre agenda et de vos appels est le service de secrétariat interne à l’entreprise. Il s’agit d’un service vous permettant d’avoir les services d’un secrétaire propre à l’entreprise. Cette solution a plusieurs avantages notamment le fait que le secrétaire soit en contact direct avec l’entreprise et connaît donc les différences éléments de l’entreprise. Ce secrétaire consacre ainsi exclusivement son temps à l’entreprise qui l’emploie. Ainsi, vous bénéficiez d’un service personnalisé, flexible et répondant aux besoins de votre entreprise.
L’inconvénient ici réside plus dans le budget que constitue le fait de s’offrir les services d’un secrétaire professionnel. Il y a également le coût du matériel et son entretien que vous devrez prévoir. Si vous confiez cette tâche à l’un des membres de votre équipe, cela peut être plus contre-productif.
Pour finir, le secrétariat interne et la permanence téléphonique externalisée sont toutes 2 des solutions qui répondent efficacement aux besoins des entreprises. Au-delà du fait que chacune de ces solutions à des spécificités qui la rendent plus attractive dans des conditions particulières. Vous devez donc faire un état des lieux des besoins de votre entreprise avant d’opérer un choix quelconque.